要準(zhǔn)備好問(wèn)題。會(huì)議不能雜亂無(wú)章的開(kāi)始,總得要事先準(zhǔn)備好要討論的問(wèn)題。問(wèn)題不要太寬,致使多種想法差距太大,難以獲取一個(gè)成功的設(shè)想。問(wèn)題也不要太窄,以致限制了人們的回答。因此,需要認(rèn)真地準(zhǔn)備。
要選擇好成員。小組理想的人數(shù)為6~12人,成員要能代表各個(gè)方面。工作具有上下級(jí)關(guān)系的人不要編在同一組,以免妨礙自由抒發(fā)意見(jiàn),專家也不宜參加,因?yàn)樗麄儗?duì)問(wèn)題太熟悉了,往往有框框,如遇專家發(fā)表否定性意見(jiàn)更不利于創(chuàng)造性意見(jiàn)的發(fā)表,使新產(chǎn)品的設(shè)想受到局限。
要掌握好會(huì)議進(jìn)程。要開(kāi)好會(huì)議一般可遵循如下順序和內(nèi)容:提出問(wèn)題和介紹背景材料,進(jìn)行初步討論使大家熟悉問(wèn)題和材料;重述問(wèn)題并書(shū)寫(xiě)公布使大家看到;活躍氣氛,激發(fā)情趣,使與會(huì)者解放思想,隨心所欲地暢談想法,使個(gè)人能處于頭腦風(fēng)暴的狀態(tài)中;進(jìn)行實(shí)際的頭腦風(fēng)暴法的評(píng)價(jià)階段。
要做好會(huì)議記錄。記錄的方法也要有利于激發(fā)聯(lián)想,強(qiáng)化頭腦風(fēng)暴的思維活動(dòng)。會(huì)議主持者要及時(shí)記錄與會(huì)者的各種設(shè)想,甚至是荒謬的“最激進(jìn)”想法,加以編號(hào)并大字書(shū)寫(xiě)張貼或顯示。應(yīng)把顯示過(guò)程看作是激發(fā)聯(lián)想的過(guò)程。當(dāng)新的想法變得越來(lái)越少的時(shí)候,主持者可以將事先記錄歸納的最激進(jìn)想法列表顯示,并標(biāo)以“最激進(jìn)想法”的標(biāo)題,以活躍會(huì)議氣氛和起到拋磚引玉的作用。一些最激進(jìn)想法經(jīng)過(guò)這一反復(fù)研討過(guò)程,常常會(huì)醞釀出許多合理而有用的設(shè)想。
要遵守會(huì)議守則:①不要批評(píng),反面意見(jiàn)留待以后再說(shuō);②鼓勵(lì)自由討論,思想拘束越小越好,因?yàn)閴褐埔粋€(gè)想法比想出一個(gè)想法容易;③要求有大量的設(shè)想,設(shè)想數(shù)量越多,有用的新產(chǎn)品設(shè)想越有可能產(chǎn)生;④尋求相互結(jié)合和促進(jìn)。與會(huì)者除了提出自己的設(shè)想以外,還應(yīng)該鼓勵(lì)他注意和利用別人的想法產(chǎn)生另外的設(shè)想。對(duì)參加頭腦風(fēng)暴會(huì)議的人,在會(huì)議期間千萬(wàn)不能進(jìn)行批評(píng)、評(píng)價(jià)和分析。所有的想法,不管它如何不合邏輯,荒誕可笑,都應(yīng)視作重要的貢獻(xiàn)。
要做好結(jié)束工作。會(huì)議結(jié)束之后,要把會(huì)議產(chǎn)生的設(shè)想盡快整理出一份設(shè)想表,分送給各與會(huì)者和有關(guān)部門(mén)并存檔。這樣做能更好的鼓勵(lì)小組成員為實(shí)現(xiàn)這些想法提出新的建議,并為以后的會(huì)議積累豐富的資料。